องค์ความรู้จากการฝึกอบรม การเขียนผลงานวิชาการ คู่มือปฏิบัติงานหลัก

เทคนิคการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานให้น่าสนใจ
1. การใช้แบบฟอร์ม มีข้อดี คือ มีความชัดเจนในปฏิบัติงานได้ตามขั้นตอนไม่ผิด ขั้นตอน เก็บรายละเอียดได้ครบ มีความสมบูรณ์เป็นเอกสารอ้างอิงในการพิจารณา มีความยืดหยุ่นในการแก้ไข
2. การใช้ภาพการ์ตูน มีข้อดี คือมีสีสัน สะดุดตาน่าสนใจ เข้าใจได้ง่ายทุกระดับ แต่มีข้อจำกัดอยู่ที่ว่าดูไม่เป็นทางการ
3. การใช้ภาพถ่าย มีข้อดี คือเข้าใจง่าย ประหยัดเนื้อที่ ดูเป็นรูปธรรม และจูงใจให้เกิดการปฏิบัติตามได้ง่าย แต่ต้องหาภาพที่เหมาะสม
4. การใช้  Multi Media ข้อดีคือ มีความทันสมัย มีพร้อมทั้งภาพและเสียง น่าสนใจ  น่าติดตาม มีประสิทธิภาพในการทำความเข้าใจ สะดวกต่อการเผยแพร่ จัดเก็บ
ควรมีการทดสอบหรือทดลองใช้ปฏิบัติ โดยการให้เพื่อนผู้ร่วมงานในสาขาวิชาชีพและผู้ที่เกี่ยวข้องอ่านและทดลองปฏิบัติ บันทึกหาจุดเด่นจุดด้อย แล้วนำมาปรับปรุงแก้ไข และให้ผู้ที่ไม่ได้ปฏิบัติงานโดยตรงกับสาขาวิชาชีพ อ่านและให้ข้อเสนอแนะว่าตรงไหนที่เข้าใจยากหรือไม่เข้าใจ ไม่ชัดเจน ควรต้องเพิ่มเติมอะไร ทางไหน หรือตรงไหน สับสน วกวนเกินไป หรือซ้ำซ้อน เป็นต้น แล้วนำมาปรับปรุงพัฒนาอีกครั้ง

เกณฑ์การประเมินคุณภาพคู่มือปฏิบัติงาน ในที่นี้ขอกล่าวถึงเพียง 3 ระดับ คือ
ระดับดี  หมายถึง เป็นเอกสารที่จัดทำเป็นรูปเล่มที่มีรูปแบบเป็นสากล โดยระบุขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานเรียงตามลำดับเนื้อหา ตลอดจนสรุป กฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ ถูกต้อง ทันสมัย เพื่อใช้เป็นหลักการปฏิบัติงานและวิธีการปฏิบัติงาน มีการอ้างอิงอย่างถูกต้อง รวมทั้งมีแนวทางไขปัญหา อุปสรรคในการปฏิบัติงานที่ยุ่งยากซับซ้อน
ระดับดีมาก หมายถึง นอกจากอยู่ในเกณฑ์ระดับดีแล้ว จะต้องนำเสนอแนวคิดของตนเองในการป้องกัน ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน
ระดับดีเด่น หมายถึง นอกจากจะอยู่ในเกณฑ์ระดับดีมากแล้ว จะต้องนำเสนอเทคนิควิธีการใหม่ ๆ ในการปฏิบัติงานที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนางานในหน้าที่ระดับดีมาก หมายถึง นอกจากอยู่ในเกณฑ์ระดับดีแล้ว จะต้องนำเสนอแนวคิดของตนเองในการป้องกัน ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน

ข้อบกพร่องที่พบบ่อย
- การจัดหน้าและรูปแบบ
- ระบบตัวเลขและการลำดับข้อ
- ตัวสะกด และการใช้ภาษา เช่น คำศัพท์ต่าง ๆ
- การเขียน Work Flow หรือ Flowchart
- การอ้างอิงไม่ถูกต้อง
- การพิมพ์เล่ม
- การลำดับเนื้อหา
- ความทันสมัยของกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ
- การตั้งชื่อคู่มือปฎิบัติงานกับเนื้อหาไม่สอดคล้องกัน

คำสำคัญ