สาระสังเขป

ตามที่ สำนักวิทยบริการฯ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ ได้จัดอบรมเรื่อง การเขียนผลงานวิชาการ ซึ่งเป็นการดำเนินกิจกรรมตามแผนการจัดการความรู้ภายในองค์กร เมื่อวันที่ 11–12 มิถุนายน 2562 ที่ผ่านมา และได้รับเกียรติจากคุณปภาณภณ  ปภังกรภูรินทร์ บุคลากร ระดับชำนาญการพิเศษ หัวหน้ากลุ่มงานส่งเสริมและพัฒนาความก้าวหน้าในอาชีพ กองบริหารทรัพยากรบุคคล สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (นิด้า) โดยได้สัญญากันว่าเมื่อการจัดอบรมเสร็จสิ้นไปแล้ว จะนำเทคนิคความรู้ที่ได้รับจากวิทยากรมาเผยแพร่ให้ได้รับทราบในโอกาสต่อไป ซึ่งพอสรุปคร่าว ๆ ได้ดังนี้ 

ทักษะสำคัญของผู้จัดทำคู่มือปฏิบัติงาน
1. ทักษะการวิเคราะห์ (Analysis Skills)
2. ทักษะการสื่อสาร (Communication Skills)
3. ทักษะการออกแบบ (Design Skills)
4. ทักษะการประเมินผล (Evaluation Skills)

องค์ประกอบหรือโครงร่างของคู่มือปฏิบัติงาน (ตามเกณฑ์/คำนิยามของ กพอ.) มี 5 บท ดังนี้
บทที่ 1 บทนำ ได้แก่
           ความเป็นมา/ความจำเป็น/ความสำคัญ
           วัตถุประสงค์
           ขอบเขต
           นิยามศัพท์เฉพาะ/คำจำกัดความ
บทที่ 2 บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ
           บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง
           ลักษณะงานที่ปฏิบัติ
           โครงสร้างการบริหารจัดการ
บทที่ 3 หลักเกณฑ์วิธีการปฏิบัติงานและเงื่อนไข
           หลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน
           วิธีการปฏิบัติงาน
           เงื่อนไข/ ข้อสังเกต/ ข้อความระวัง/ สิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน
           แนวคิด/ งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง
บทที่ 4 เทคนิคในการปฏิบัติงาน
           แผนกลยุทธ์ในการปฏิบัติงาน
           ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
           วิธีการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน
           จรรยาบรรณ/ คุณธรรม/ จริยธรรมในการปฏิบัติงาน
บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและแนวทางในการแก้ไขและพัฒนางาน
           ปัญหาอุปสรรคในการปฏิบัตงาน
           แนวทางแก้ไขและพัฒนา
           ข้อเสนอแนะ
บรรณานุกรม
ภาคผนวก (ถ้ามี)
ประวัติผู้เขียน

การตั้งชื่อคู่มือปฏิบัติงาน 
- มีความกระชับและชัดเจน
- ทำให้ทราบขอบเขตของคู่มือ
- ไม่ควรซ้ำกับคนอื่น
- ไม่กว้างเกินไป
- เป็นชื่อที่เป็นงานหลัก

รายละเอียด

เทคนิคการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานให้น่าสนใจ
1. การใช้แบบฟอร์ม มีข้อดี คือ มีความชัดเจนในปฏิบัติงานได้ตามขั้นตอนไม่ผิด ขั้นตอน เก็บรายละเอียดได้ครบ มีความสมบูรณ์เป็นเอกสารอ้างอิงในการพิจารณา มีความยืดหยุ่นในการแก้ไข
2. การใช้ภาพการ์ตูน มีข้อดี คือมีสีสัน สะดุดตาน่าสนใจ เข้าใจได้ง่ายทุกระดับ แต่มีข้อจำกัดอยู่ที่ว่าดูไม่เป็นทางการ
3. การใช้ภาพถ่าย มีข้อดี คือเข้าใจง่าย ประหยัดเนื้อที่ ดูเป็นรูปธรรม และจูงใจให้เกิดการปฏิบัติตามได้ง่าย แต่ต้องหาภาพที่เหมาะสม
4. การใช้  Multi Media ข้อดีคือ มีความทันสมัย มีพร้อมทั้งภาพและเสียง น่าสนใจ  น่าติดตาม มีประสิทธิภาพในการทำความเข้าใจ สะดวกต่อการเผยแพร่ จัดเก็บ
ควรมีการทดสอบหรือทดลองใช้ปฏิบัติ โดยการให้เพื่อนผู้ร่วมงานในสาขาวิชาชีพและผู้ที่เกี่ยวข้องอ่านและทดลองปฏิบัติ บันทึกหาจุดเด่นจุดด้อย แล้วนำมาปรับปรุงแก้ไข และให้ผู้ที่ไม่ได้ปฏิบัติงานโดยตรงกับสาขาวิชาชีพ อ่านและให้ข้อเสนอแนะว่าตรงไหนที่เข้าใจยากหรือไม่เข้าใจ ไม่ชัดเจน ควรต้องเพิ่มเติมอะไร ทางไหน หรือตรงไหน สับสน วกวนเกินไป หรือซ้ำซ้อน เป็นต้น แล้วนำมาปรับปรุงพัฒนาอีกครั้ง

เกณฑ์การประเมินคุณภาพคู่มือปฏิบัติงาน ในที่นี้ขอกล่าวถึงเพียง 3 ระดับ คือ
ระดับดี  หมายถึง เป็นเอกสารที่จัดทำเป็นรูปเล่มที่มีรูปแบบเป็นสากล โดยระบุขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานเรียงตามลำดับเนื้อหา ตลอดจนสรุป กฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ ถูกต้อง ทันสมัย เพื่อใช้เป็นหลักการปฏิบัติงานและวิธีการปฏิบัติงาน มีการอ้างอิงอย่างถูกต้อง รวมทั้งมีแนวทางไขปัญหา อุปสรรคในการปฏิบัติงานที่ยุ่งยากซับซ้อน
ระดับดีมาก หมายถึง นอกจากอยู่ในเกณฑ์ระดับดีแล้ว จะต้องนำเสนอแนวคิดของตนเองในการป้องกัน ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน
ระดับดีเด่น หมายถึง นอกจากจะอยู่ในเกณฑ์ระดับดีมากแล้ว จะต้องนำเสนอเทคนิควิธีการใหม่ ๆ ในการปฏิบัติงานที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนางานในหน้าที่ระดับดีมาก หมายถึง นอกจากอยู่ในเกณฑ์ระดับดีแล้ว จะต้องนำเสนอแนวคิดของตนเองในการป้องกัน ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน

ข้อบกพร่องที่พบบ่อย
- การจัดหน้าและรูปแบบ
- ระบบตัวเลขและการลำดับข้อ
- ตัวสะกด และการใช้ภาษา เช่น คำศัพท์ต่าง ๆ
- การเขียน Work Flow หรือ Flowchart
- การอ้างอิงไม่ถูกต้อง
- การพิมพ์เล่ม
- การลำดับเนื้อหา
- ความทันสมัยของกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ
- การตั้งชื่อคู่มือปฎิบัติงานกับเนื้อหาไม่สอดคล้องกัน